Uma nota feita no momento é prova. A mesma nota feita de memória na manhã seguinte é uma recordação feita de memória, e todos no tribunal saberão a diferença.
Os aspetos práticos.
- Data, hora e local no início de cada registo, e a hora a que começou a escrever, se não for a hora dos acontecimentos.
- Páginas consecutivas, sem espaços em branco deixados "para preencher mais tarde". Uma lacuna é um convite para alegar que algo foi acrescentado.
- Um erro é riscado com uma única linha, rubricado, e a versão correta é escrita depois dele. Nunca apagado, nunca sobrescrito, nunca se arranca uma página.
- Quem estava presente, incluindo colegas. Serão questionados, e o relato deles será comparado com o seu.
A observação e a inferência são frases diferentes. "O aro da porta estava partido junto à fechadura, e havia lascas no interior do vestíbulo" é uma observação. "A porta tinha sido forçada pelo lado de fora" é uma inferência. Escreva a primeira e, quando tiver de escrever a segunda, escreva-a como a sua conclusão e indique a observação em que se baseia. Uma inferência registada como observação não pode ser desfeita mais tarde, nem mesmo por si.
Transcreva, não resuma, o que as pessoas dizem. Sobretudo a primeira coisa que dizem, e sobretudo se não for útil. As próprias palavras de uma testemunha são prova; a sua paráfrase dessas palavras é um texto seu.
Parta do princípio de que será lido em voz alta. Os cadernos são divulgáveis na maioria dos sistemas. Qualquer comentário sarcástico, depreciativo ou especulativo escrito na margem torna-se a frase com que começa o contrainterrogatório, e é lido como prova da forma como a investigação foi conduzida.
Uma declaração não é uma nota. É retirada de um relato já prestado, nas próprias palavras da pessoa, tanto quanto o formato o permita, lida de volta à pessoa e corrigida por ela antes de ser assinada. Não a redija por ela e lhe peça que concorde.
Fonte. National Institute of Justice, Crime Scene Investigation: A Guide for Law Enforcement (NCJ 178280), https://www.ojp.gov/pdffiles1/nij/178280.pdf ; UNODC, https://www.unodc.org/ ; e Principles on Effective Interviewing for Investigations and Information Gathering, https://interviewingprinciples.com/
O que isto não é. As regras de prova de uma jurisdição específica. O formato, a conservação e a divulgação são definidos pela lei do local onde trabalha.