Poznámka vyhotovená v danom čase je dôkazom. Tá istá poznámka vyhotovená z pamäti nasledujúce ráno je spomienkou na spomienku a každý v súdnej sieni bude poznať rozdiel.
Technická stránka.
- Na začiatku každého záznamu uveďte dátum, čas a miesto, ako aj čas, keď ste začali písať, ak nejde o čas udalostí.
- Strany číslujte za sebou, nenechávajte prázdne miesta „na neskoršie doplnenie“. Medzera je pozvánkou na tvrdenie, že niečo bolo doplnené.
- Chybu prečiarknite jednou čiarou, parafujte a správnu verziu napíšte za ňu. Nikdy ju nevymazávajte, neprepisujte ani nevytrhávajte stranu.
- Kto bol prítomný vrátane kolegov. Budú sa ich pýtať a ich výpoveď sa porovná s vašou.
Pozorovanie a vyvodenie záveru sú odlišné vety. „Rám dverí bol pri zámke rozštiepený a v chodbe ležali triesky“ je pozorovanie. „Dvere boli vypáčené zvonku“ je vyvodený záver. Zapíšte prvé a tam, kde musíte zapísať druhé, uveďte ho ako svoj záver a napíšte pozorovanie, o ktoré sa opiera. Záver zaznamenaný ako pozorovanie už neskôr nemožno oddeliť, ani vami.
Citujte, nie sumarizujte, čo ľudia hovoria. Najmä to, čo povedia ako prvé, a najmä ak je to pre vás nevýhodné. Vlastné slová svedka sú dôkazom; vaše parafrázovanie je vaším zápisom.
Predpokladajte, že sa to bude čítať nahlas. Zápisníky možno vo väčšine systémov sprístupniť. Čokoľvek sarkastické, odmietavé alebo špekulatívne na okraji sa stane vetou, ktorou sa začne krížový výsluch, a bude sa to čítať ako dôkaz o tom, ako bolo vyšetrovanie vedené.
Výpoveď nie je poznámka. Vychádza z už poskytnutej výpovede, v čo najväčšej miere v slovách danej osoby podľa toho, čo umožňuje forma, následne sa jej prečíta a pred podpisom ju daná osoba opraví. Nespísujte ju za nich a nežiadajte ich, aby s ňou súhlasili.
Zdroj. National Institute of Justice, Crime Scene Investigation: A Guide for Law Enforcement (NCJ 178280), https://www.ojp.gov/pdffiles1/nij/178280.pdf ; UNODC, https://www.unodc.org/ ; a Principles on Effective Interviewing for Investigations and Information Gathering, https://interviewingprinciples.com/
Čím toto nie je. Pravidlá dokazovania platné v konkrétnej jurisdikcii. Formu, uchovávanie a sprístupňovanie určuje právo platné tam, kde pracujete.