Notatka sporządzona w chwili zdarzenia jest dowodem. Ta sama notatka sporządzona z pamięci następnego ranka jest przypomnieniem sobie zapamiętanego zdarzenia i wszyscy na sali sądowej będą wiedzieć, jaka jest różnica.
Sposób sporządzania.
- Na początku każdego wpisu należy umieścić datę, godzinę i miejsce, a także godzinę rozpoczęcia pisania, jeżeli nie jest to godzina zdarzeń.
- Strony powinny być ponumerowane kolejno, bez pozostawiania pustych miejsc „do uzupełnienia później”. Luka jest zaproszeniem do twierdzenia, że coś zostało dopisane.
- Błąd należy przekreślić pojedynczą linią, opatrzyć parafą, a poprawną wersję napisać za nim. Nigdy nie wymazywać, nigdy nie zamazywać, nigdy nie wyrywać strony.
- Kto był obecny, w tym koledzy z pracy. Będą o to pytani, a ich relacja zostanie porównana z Państwa relacją.
Obserwacja i wnioskowanie to różne zdania. „Ościeżnica była pęknięta w pobliżu zamka, a drzazgi leżały wewnątrz korytarza” to obserwacja. „Drzwi zostały wyważone od zewnątrz” to wnioskowanie. Należy zapisać pierwsze zdanie, a jeżeli trzeba zapisać drugie, należy zapisać je jako własny wniosek i podać obserwację, na której się opiera. Wnioskowania zapisanego jako obserwacja nie można później rozdzielić, nawet samemu sobie.
Cytuj, nie streszczaj, tego, co mówią ludzie. Zwłaszcza pierwszą rzecz, którą mówią, i zwłaszcza jeśli jest nieprzydatna. Własne słowa świadka są dowodem; ich parafraza jest Państwa zapisem.
Załóż, że zostanie to odczytane na głos. Notatniki podlegają ujawnieniu w większości systemów. Każda sarkastyczna, lekceważąca lub spekulatywna uwaga na marginesie stanie się zdaniem, od którego rozpocznie się przesłuchanie krzyżowe, i zostanie odczytana jako dowód tego, jak prowadzono dochodzenie.
Oświadczenie nie jest notatką. Sporządza się je na podstawie relacji już złożonej, własnymi słowami danej osoby, w zakresie, na jaki pozwala format, odczytuje się jej je, a następnie osoba ta poprawia je przed podpisaniem. Nie należy sporządzać go za nią i prosić jej, by wyraziła zgodę.
Źródło. National Institute of Justice, Crime Scene Investigation: A Guide for Law Enforcement (NCJ 178280), https://www.ojp.gov/pdffiles1/nij/178280.pdf ; UNODC, https://www.unodc.org/ ; oraz Principles on Effective Interviewing for Investigations and Information Gathering, https://interviewingprinciples.com/
Czym to nie jest. Zasadami dowodowymi obowiązującymi w konkretnej jurysdykcji. Forma, przechowywanie i ujawnianie są określone przez prawo obowiązujące w miejscu, w którym Państwo pracują.