En anteckning som görs vid tidpunkten är bevisning. Samma anteckning som görs ur minnet nästa morgon är ett minne av ett minne, och alla i rättssalen kommer att veta skillnaden.
Det praktiska.
- Datum, tid och plats i början av varje anteckning, samt den tidpunkt då du började skriva om den inte är tidpunkten för händelserna.
- Numrerade sidor i följd, utan tomma utrymmen som lämnas "för att fyllas i senare". Ett tomrum är en inbjudan att påstå att något har lagts till.
- Ett misstag stryks över med en enkel linje, förses med initialer och den korrekta versionen skrivs efter det. Aldrig raderat, aldrig överskrivet, aldrig en sida utriven.
- Vilka som var närvarande, inklusive kollegor. De kommer att tillfrågas, och deras redogörelse kommer att jämföras med din.
Observation och slutsats är olika meningar. "Dörrkarmen var sprucken nära låset, och flisor låg inne i hallen" är en observation. "Dörren hade brutits upp utifrån" är en slutsats. Skriv den första, och när du måste skriva den andra, skriv den som din slutsats och ange den observation den grundar sig på. En slutsats som dokumenterats som en observation kan inte senare redas ut, inte ens av dig.
Citera, sammanfatta inte, det människor säger. Särskilt det första de säger, och särskilt om det inte är till hjälp. Ett vittnes egna ord är bevisning; din omskrivning av dem är din text.
Utgå från att den kommer att läsas upp. Anteckningsböcker kan i de flesta system behöva lämnas ut. Allt sarkastiskt, avfärdande eller spekulativt i en marginal blir den mening som korsförhöret börjar med, och det läses som bevis på hur utredningen genomfördes.
En utsaga är inte en anteckning. Den tas från en redogörelse som redan har lämnats, i personens egna ord så långt formatet medger, läses upp för personen och korrigeras av personen före undertecknandet. Skriv inte utkastet åt personen och be personen att godkänna det.
Källa. National Institute of Justice, Crime Scene Investigation: A Guide for Law Enforcement (NCJ 178280), https://www.ojp.gov/pdffiles1/nij/178280.pdf ; UNODC, https://www.unodc.org/ ; och Principles on Effective Interviewing for Investigations and Information Gathering, https://interviewingprinciples.com/
Detta är inte. Bevisreglerna i någon särskild jurisdiktion. Format, bevarande och utlämnande regleras av lagen där du arbetar.