Un appunto redatto al momento costituisce una prova. Lo stesso appunto redatto a memoria la mattina seguente è un ricordo di un ricordo, e in aula tutti capiranno la differenza.
Gli aspetti pratici.
- Data, ora e luogo all'inizio di ogni annotazione, nonché l'ora in cui avete iniziato a scrivere se non coincide con quella degli eventi.
- Pagine numerate in sequenza, senza lasciare spazi vuoti «da compilare in seguito». Una lacuna invita ad affermare che qualcosa è stato aggiunto.
- Un errore viene barrato con una sola riga, siglato, e la versione corretta viene scritta dopo di esso. Mai cancellato, mai sovrascritto, mai strappata una pagina.
- Chi era presente, compresi i colleghi. Saranno interrogati e il loro resoconto sarà confrontato con il vostro.
Osservazione e inferenza sono frasi diverse. «Lo stipite della porta era spaccato vicino alla serratura e schegge giacevano all'interno dell'ingresso» è un'osservazione. «La porta era stata forzata dall'esterno» è un'inferenza. Scrivete la prima e, quando dovete scrivere la seconda, formulatela come la vostra conclusione e indicate l'osservazione su cui si basa. Un'inferenza registrata come un'osservazione non può essere successivamente distinta, nemmeno da voi.
Riportate testualmente, non riassumete, ciò che le persone dicono. In particolare la prima cosa che dicono, e soprattutto se non è utile. Le parole stesse di un testimone costituiscono una prova; la vostra parafrasi è una vostra elaborazione.
Presumete che verrà letto ad alta voce. Nella maggior parte degli ordinamenti, i taccuini possono essere resi disponibili alle parti. Qualsiasi annotazione sarcastica, sprezzante o speculativa a margine diventa la frase da cui inizia il controesame e viene letta come prova del modo in cui è stata condotta l'indagine.
Una dichiarazione non è un appunto. Viene redatta sulla base di un resoconto già fornito, con le parole della persona stessa per quanto il formato lo consenta, le viene riletta e viene da lei corretta prima della firma. Non redigetela voi per poi chiederle di approvarla.
Fonte. National Institute of Justice, Crime Scene Investigation: A Guide for Law Enforcement (NCJ 178280), https://www.ojp.gov/pdffiles1/nij/178280.pdf ; UNODC, https://www.unodc.org/ ; e il Principles on Effective Interviewing for Investigations and Information Gathering, https://interviewingprinciples.com/
Ciò che questo non è. Le regole sull'ammissione e la valutazione della prova di un determinato ordinamento. Formato, conservazione e divulgazione sono stabiliti dalla legge del luogo in cui lavorate.