Et notat som er skrevet samtidig, er bevis. Det samme notatet, skrevet etter hukommelsen neste morgen, er et minne om et minne, og alle i rettssalen vil vite forskjellen.
Det praktiske.
- Dato, klokkeslett og sted øverst i hver oppføring, samt tidspunktet da du begynte å skrive, hvis det ikke er tidspunktet for hendelsene.
- Fortløpende sidenummerering, uten tomme felt som er satt av «for å fylles ut senere». Et tomrom er en invitasjon til å hevde at noe ble lagt til.
- En feil strykes over med én enkelt linje, påføres initialer, og den riktige versjonen skrives etter den. Aldri visk ut, aldri skriv over, aldri riv ut en side.
- Hvem som var til stede, inkludert kolleger. De vil bli spurt, og forklaringen deres vil bli sammenholdt med din.
Observasjon og slutning er forskjellige setninger. «Dørkarmen var sprukket nær låsen, og splinter lå inne i gangen» er en observasjon. «Døren var brutt opp utenfra» er en slutning. Skriv den første, og når du må skrive den andre, skriv den som din konklusjon og oppgi observasjonen den bygger på. En slutning som er registrert som en observasjon, kan ikke skilles ut senere, heller ikke av deg.
Siter, ikke oppsummer, det folk sier. Særlig det første de sier, og særlig hvis det ikke er til hjelp. En vitnes egne ord er bevis; din gjengivelse av dem er din tekst.
Gå ut fra at det vil bli lest opp. Notatbøker kan i de fleste systemer kreves utlevert. Alt sarkastisk, avvisende eller spekulativt i en marg blir setningen som kryssforhøret begynner med, og det leses som bevis på hvordan etterforskningen ble gjennomført.
En forklaring er ikke et notat. Den tas fra en forklaring som allerede er avgitt, med personens egne ord så langt formatet tillater det, leses opp for vedkommende og korrigeres av vedkommende før underskrift. Ikke utform den for vedkommende og be vedkommende om å godta den.
Kilde. National Institute of Justice, Crime Scene Investigation: A Guide for Law Enforcement (NCJ 178280), https://www.ojp.gov/pdffiles1/nij/178280.pdf ; UNODC, https://www.unodc.org/ ; og Principles on Effective Interviewing for Investigations and Information Gathering, https://interviewingprinciples.com/
Dette er ikke. Bevisreglene i en bestemt jurisdiksjon. Format, oppbevaring og innsyn fastsettes av loven der du arbeider.