Zapis, narejen takrat, je dokaz. Isti zapis, narejen iz spomina naslednje jutro, je spomin na spomin in vsi v sodni dvorani bodo vedeli za razliko.
Praktična pravila.
- Datum, čas in kraj na začetku vsakega vnosa ter čas, ko ste začeli pisati, če to ni čas dogodkov.
- Strani naj si sledijo, praznih prostorov pa ne puščajte »za poznejše izpolnjevanje«. Vrzel je povabilo k zatrjevanju, da je bilo nekaj dodano.
- Napako prečrtajte z eno samo črto, jo parafirajte in pravilno različico zapišite za njo. Nikoli je ne izbrišite, ne pišite čeznjo in nikoli ne iztrgajte strani.
- Kdo je bil navzoč, vključno s sodelavci. Vprašali jih bodo, njihovo izpoved pa bodo primerjali z vašo.
Opažanje in sklepanje sta različna stavka. »Vratni podboj je bil pri ključavnici razcepljen, iveri pa so ležale v veži« je opažanje. »Vrata so bila nasilno odprta od zunaj« je sklepanje. Zapišite prvo, kjer morate zapisati drugo, pa jo zapišite kot svoj sklep in navedite opažanje, na katerem temelji. Sklepanja, zapisanega kot opažanje, pozneje ni mogoče razločiti, niti za vas ne.
Navajajte dobesedno, ne povzemajte, tega, kar ljudje povedo. Zlasti prvo stvar, ki jo povedo, in še zlasti, če vam ni v pomoč. Pričeve lastne besede so dokaz; vaša parafraza teh besed je vaše besedilo.
Predpostavite, da bo prebrano na glas. Zapisniki so v večini sistemov lahko predmet razkritja. Vse sarkastično, omalovažujoče ali špekulativno, zapisano na robu, postane stavek, s katerim se začne navzkrižno zaslišanje, in bere se kot dokaz o tem, kako je bila preiskava izvedena.
Izjava ni zaznamek. Sestavi se na podlagi že podane pripovedi, kolikor oblika to dopušča v besedah same osebe, tej osebi se jo prebere, ona pa jo pred podpisom popravi. Ne sestavljajte je namesto nje in je ne prosite, naj z njo soglaša.
Vir. National Institute of Justice, Crime Scene Investigation: A Guide for Law Enforcement (NCJ 178280), https://www.ojp.gov/pdffiles1/nij/178280.pdf ; UNODC, https://www.unodc.org/ ; in the Principles on Effective Interviewing for Investigations and Information Gathering, https://interviewingprinciples.com/
Česa to ni. Pravila dokazovanja katere koli določene jurisdikcije. Obliko, hrambo in razkritje določa pravo kraja, kjer delate.