Bilješka sastavljena u trenutku događaja dokaz je. Ista bilješka sastavljena iz sjećanja sljedećeg jutra prisjećanje je sjećanja i svi će u sudnici znati razliku.
Tehnički aspekti.
- Datum, vrijeme i mjesto na vrhu svakog zapisa te vrijeme kada ste počeli pisati ako to nije vrijeme događaja.
- Uzastopne stranice, bez praznih prostora ostavljenih „za naknadno popunjavanje”. Praznina je poziv da se tvrdi kako je nešto naknadno dodano.
- Pogreška se precrta jednom crtom, parafira, a ispravna se verzija napiše iza nje. Nikada ne brisati, nikada ne prepisivati preko napisanog, nikada ne trgati stranicu.
- Tko je bio prisutan, uključujući kolege. Bit će ispitani, a njihov će se iskaz usporediti s vašim.
Zapažanje i zaključivanje različite su rečenice. „Okvir vrata bio je razdvojen u blizini brave, a iverje je ležalo unutar hodnika” zapažanje je. „Vrata su bila nasilno otvorena izvana” zaključak je. Zapišite prvo, a kada morate zapisati drugo, zapišite ga kao svoj zaključak i navedite zapažanje na kojem se temelji. Zaključak zabilježen kao zapažanje ne može se kasnije razdvojiti, čak ni s vaše strane.
Citirajte, nemojte prepričavati ono što ljudi kažu. Osobito ono što prvo kažu, a osobito ako to nije korisno. Vlastite riječi svjedoka dokaz su; vaše prepričavanje tih riječi vaš je zapis.
Pretpostavite da će biti pročitano naglas. Bilježnice su u većini sustava dostupne za uvid. Sve sarkastično, omalovažavajuće ili spekulativno napisano na margini postaje rečenica kojom započinje unakrsno ispitivanje i čita se kao dokaz o načinu na koji je istraga provedena.
Izjava nije bilješka. Ona se sastavlja na temelju već danog iskaza, riječima same osobe u mjeri u kojoj to format dopušta, zatim joj se pročita i ona je ispravi prije potpisivanja. Nemojte je sastavljati umjesto nje i tražiti da se s njom složi.
Izvor. National Institute of Justice, Crime Scene Investigation: A Guide for Law Enforcement (NCJ 178280), https://www.ojp.gov/pdffiles1/nij/178280.pdf ; UNODC, https://www.unodc.org/ ; i Principles on Effective Interviewing for Investigations and Information Gathering, https://interviewingprinciples.com/
Što ovo nije. Pravila dokazivanja bilo koje određene jurisdikcije. Format, čuvanje i dostupnost za uvid uređeni su pravom mjesta u kojem radite.