Et notat, der er nedskrevet på tidspunktet, er bevis. Det samme notat, der er skrevet ud fra hukommelsen næste morgen, er en erindring om et minde, og alle i retssalen vil kende forskellen.
Det praktiske.
- Dato, klokkeslæt og sted øverst i hver indførsel samt tidspunktet, hvor du begyndte at skrive, hvis det ikke er tidspunktet for hændelserne.
- Fortløbende sider, uden tomme felter, der er efterladt "til senere udfyldelse". Et hul er en invitation til at hævde, at noget er blevet tilføjet.
- En fejl overstreges med en enkelt linje, forsynes med initialer, og den korrekte version skrives efter den. Aldrig slettet, aldrig skrevet oven i, aldrig en side revet ud.
- Hvem der var til stede, herunder kolleger. De vil blive spurgt, og deres forklaring vil blive sammenholdt med din.
Observation og slutning er forskellige sætninger. "Dørkarmen var flækket nær låsen, og splinter lå inde i gangen" er en observation. "Døren var blevet brudt op udefra" er en slutning. Skriv den første, og hvis du er nødt til at skrive den anden, så skriv den som din konklusion og angiv den observation, den bygger på. En slutning, der er nedskrevet som en observation, kan ikke senere skilles ad, heller ikke af dig.
Citér det, folk siger, i stedet for at opsummere det. Især det første, de siger, og især hvis det ikke er hjælpsomt. Et vidnes egne ord er bevis; din parafrase af dem er din tekst.
Gå ud fra, at det vil blive læst højt. Notater kan i de fleste retssystemer kræves udleveret. Alt sarkastisk, afvisende eller spekulativt i en margen bliver den sætning, som krydsforhøret begynder med, og det læses som bevis på, hvordan efterforskningen blev gennemført.
En forklaring er ikke et notat. Den tages fra en forklaring, der allerede er afgivet, i personens egne ord, så langt formatet tillader det, læses tilbage for vedkommende, og korrigeres af vedkommende før underskrift. Skriv den ikke for dem og bed dem om at erklære sig enige.
Kilde. National Institute of Justice, Crime Scene Investigation: A Guide for Law Enforcement (NCJ 178280), https://www.ojp.gov/pdffiles1/nij/178280.pdf ; UNODC, https://www.unodc.org/ ; og Principles on Effective Interviewing for Investigations and Information Gathering, https://interviewingprinciples.com/
Hvad dette ikke er. Bevisreglerne i en bestemt jurisdiktion. Format, opbevaring og udlevering fastsættes af lovgivningen dér, hvor du arbejder.