Een aantekening die ter plaatse is gemaakt, is bewijsmateriaal. Diezelfde aantekening die de volgende ochtend uit het geheugen is gemaakt, is een herinnering aan een herinnering, en iedereen in de rechtszaal zal het verschil kennen.
De praktische uitvoering.
- Datum, tijd en plaats bovenaan elke aantekening, en het tijdstip waarop u begon te schrijven als dat niet het tijdstip van de gebeurtenissen is.
- Opeenvolgende pagina's, zonder lege ruimten die "later moeten worden ingevuld". Een lege ruimte nodigt uit tot de bewering dat er iets is toegevoegd.
- Een fout wordt met één enkele lijn doorgehaald, van initialen voorzien, en de juiste versie wordt erna geschreven. Nooit uitgewist, nooit overschreven, nooit een pagina eruit gescheurd.
- Wie aanwezig was, met inbegrip van collega's. Hun zal ernaar worden gevraagd, en hun relaas zal met het uwe worden vergeleken.
Observatie en gevolgtrekking zijn verschillende zinnen. "Het deurkozijn was bij het slot gespleten en er lagen splinters in de hal" is een observatie. "De deur was van buitenaf geforceerd" is een gevolgtrekking. Schrijf het eerste op, en waar u het tweede moet opschrijven, schrijf het dan als uw conclusie en vermeld de observatie waarop die berust. Een gevolgtrekking die als observatie is vastgelegd, kan later niet meer worden ontrafeld, zelfs niet door u.
Citeer wat mensen zeggen, vat het niet samen. Vooral het eerste wat ze zeggen, en vooral als het niet behulpzaam is. De eigen woorden van een getuige zijn bewijsmateriaal; uw parafrase ervan is uw tekst.
Ga ervan uit dat het wordt voorgelezen. Notitieboekjes kunnen in de meeste rechtsstelsels worden ingezien. Alles wat sarcastisch, kleinerend of speculatief in een kantlijn staat, wordt de zin waarmee het kruisverhoor begint, en het wordt gelezen als bewijs van de manier waarop het onderzoek is uitgevoerd.
Een verklaring is geen aantekening. Zij wordt opgemaakt aan de hand van een al afgelegd relaas, in de eigen woorden van de persoon voor zover het format dat toelaat, aan die persoon voorgelezen en vóór ondertekening door die persoon gecorrigeerd. Stel de verklaring niet voor hen op en vraag hun er vervolgens mee in te stemmen.
Bron. National Institute of Justice, Crime Scene Investigation: A Guide for Law Enforcement (NCJ 178280), https://www.ojp.gov/pdffiles1/nij/178280.pdf ; UNODC, https://www.unodc.org/ ; en the Principles on Effective Interviewing for Investigations and Information Gathering, https://interviewingprinciples.com/
Wat dit niet is. De bewijsregels van een bepaald rechtsgebied. Vorm, bewaring en verstrekking worden bepaald door het recht op de plaats waar u werkt.