Une note prise sur le moment constitue un élément de preuve. La même note rédigée de mémoire le lendemain matin est le souvenir d'un souvenir, et tout le monde dans la salle d'audience verra la différence.
Les aspects pratiques.
- La date, l'heure et le lieu en tête de chaque entrée, ainsi que l'heure à laquelle vous avez commencé à écrire si elle ne correspond pas à celle des faits.
- Des pages numérotées consécutivement, sans espaces laissés en blanc « pour les remplir plus tard ». Une lacune invite à prétendre que quelque chose a été ajouté.
- Une erreur est barrée d'un seul trait, paraphée, et la version correcte est écrite à sa suite. Jamais effacée, jamais recouverte, jamais une page arrachée.
- Les personnes présentes, y compris les collègues. Elles seront interrogées, et leur récit sera comparé au vôtre.
L'observation et l'inférence doivent faire l'objet de phrases différentes. « Le montant de la porte était fendu près de la serrure, et des échardes se trouvaient à l'intérieur du hall » est une observation. « La porte a été forcée de l'extérieur » est une inférence. Écrivez la première et, lorsque vous devez écrire la seconde, présentez-la comme votre conclusion et indiquez l'observation sur laquelle elle repose. Une inférence consignée comme une observation ne peut plus être démêlée par la suite, même par vous.
Citez, ne résumez pas, les propos des personnes. En particulier la première chose qu'elles disent, et surtout si elle n'est pas utile. Les propres mots d'un témoin sont des éléments de preuve ; votre paraphrase en est votre rédaction.
Partez du principe que le texte sera lu à voix haute. Dans la plupart des systèmes, les carnets sont communicables. Toute remarque sarcastique, désobligeante ou spéculative dans une marge devient la phrase par laquelle commence le contre-interrogatoire, et elle est lue comme un élément de preuve de la manière dont l'enquête a été menée.
Une déclaration n'est pas une note. Elle est recueillie à partir d'un récit déjà livré, dans les propres termes de la personne dans la mesure permise par le format, lui est relue, puis corrigée par elle avant sa signature. Ne la rédigez pas à sa place en lui demandant de l'approuver.
Source. National Institute of Justice, Crime Scene Investigation: A Guide for Law Enforcement (NCJ 178280), https://www.ojp.gov/pdffiles1/nij/178280.pdf ; UNODC, https://www.unodc.org/ ; et the Principles on Effective Interviewing for Investigations and Information Gathering, https://interviewingprinciples.com/
Ce que ceci n'est pas. Les règles de preuve d'une juridiction donnée. Le format, la conservation et la communication sont fixés par le droit en vigueur là où vous travaillez.