Una anotación hecha en el momento es una prueba. La misma anotación hecha de memoria a la mañana siguiente es el recuerdo de un recuerdo, y todos los presentes en la sala sabrán la diferencia.
La mecánica.
- Fecha, hora y lugar al comienzo de cada anotación, y la hora a la que empezó a escribir si no es la hora de los hechos.
- Páginas consecutivas, sin dejar espacios en blanco «para rellenarlos después». Un espacio invita a alegar que se añadió algo.
- Un error se tacha con una sola línea, se ponen las iniciales y se escribe después la versión correcta. Nunca se borra, nunca se sobrescribe, nunca se arranca una página.
- Quién estaba presente, incluidos los compañeros. Se les preguntará, y su relato se comparará con el suyo.
La observación y la inferencia son frases diferentes. «El marco de la puerta estaba partido cerca de la cerradura y había astillas en el interior del recibidor» es una observación. «La puerta había sido forzada desde el exterior» es una inferencia. Escriba la primera y, cuando deba escribir la segunda, hágalo como su conclusión e indique la observación en la que se basa. Una inferencia registrada como observación no puede deshacerse después, ni siquiera por usted.
Cite textualmente, no resuma, lo que dice la gente. Especialmente lo primero que dicen y, sobre todo, si no resulta útil. Las propias palabras de un testigo son una prueba; su paráfrasis es un texto suyo.
Dé por hecho que se leerá en voz alta. En la mayoría de los sistemas, los cuadernos pueden ser objeto de exhibición. Cualquier comentario sarcástico, despectivo o especulativo escrito en un margen se convierte en la frase con la que comienza el contrainterrogatorio, y se lee como prueba de cómo se llevó a cabo la investigación.
Una declaración no es una anotación. Se toma a partir de un relato ya realizado, en las propias palabras de la persona en la medida en que lo permita el formato, se le lee de nuevo y la persona lo corrige antes de firmarlo. No la redacte por ella y le pida que la acepte.
Fuente. National Institute of Justice, Crime Scene Investigation: A Guide for Law Enforcement (NCJ 178280), https://www.ojp.gov/pdffiles1/nij/178280.pdf ; UNODC, https://www.unodc.org/ ; y the Principles on Effective Interviewing for Investigations and Information Gathering, https://interviewingprinciples.com/
Lo que esto no es. Las reglas de la prueba de una jurisdicción concreta. El formato, la conservación y la revelación se rigen por la legislación del lugar donde trabaja.